邦永PM2項目管理軟件在系統集成行業中的全面應用

作為專業的弱電系統工程承建商,名特網絡公司擁有先進的管理理念和管理體系。隨著同時在建項目不斷增多,協調各個項目及公司各個職能部門...

云南亞太環保PM2運用案例

運用PM2項目管理系統能把公司各部門的數據進行匯總,主要完善了企業內部的管理,完善了各部門之間的流程做到統一化,通過報表的形式體現...

邦永PM2高校基建版在清華大學的成功應用

 

一、 清華大學基建規劃處介紹

 

清華大學基建規劃處是學校校園規劃和基本建設的管理機構,負責學校基本建設項目的具體組織和實施。

全處設綜合辦公室、總工辦、規劃室、工程前期科、造價管理科、合同管理科、工程建設科七個職能科室。近年來,基建規劃處不斷開拓創新,深化體制改革,實行項目經理負責制,推行弱矩陣式項目管理模式,即根據工程建設項目的特點,成立項目管理部行使工程實施過程中具體的組織和管理職能,項目管理部受處務會的領導,在基本建設項目實施過程中具有執行權,其余科室按照各自職能分工,分別負責基本建設工程項目各實施階段的具體工作。項目管理部一般設置項目經理以及土建、暖通、電氣專業工程師,根據項目的大小以及難易程度,可以增設項目副經理與增配專業工程師,或者由項目經理兼任某專業工程師。

基建規劃處始終秉持“無私奉獻、追求卓越”的工作理念,為清華大學的校園規劃和基本建設作出積極的貢獻,為學校的人才培養和學科建設提供有力保障。

 

二、 基建項目管理系統建設目標

 

以項目管理為核心,以掌握項目主要環節進度、控制項目成本、提高運作效率和管理效果為目標,從項目前期報批、招投標管理、合同簽訂及執行管理、材料設備管理,到施工與驗收管理、工程決算的整個過程進行全面的掌握與控制,在這個過程中,資料的產生與管理也融匯其中。

 

三、 清華大學基建規劃處的需求

 

1、信息傳遞

實現溝通信息管理,基于業務的審批傳遞結果把相關科室工作統一到一個平臺協同工作,同時實現工作結果主要資料的整理和查閱,減少物理浪費和時間浪費,提高工作效率和效果。

2、投資控制與造價管理

關聯項目核算體系,自定義成本估算依據,生成成本估算表,在項目執行過程中,將其細化為成本執行目標,通過對項目投資估算、計劃書預算、合同簽訂、合同執行、結算情況的跟蹤管理,不僅根據各項信息匯集匯總形成項目總體財務決算信息,同時便于隨時進行成本控制,隨時了解工程總造價及單方成本,以及對各類成本構成進行造價分析,為管理決策提供依據。

3、招投標管理

根據項目計劃書制定采購計劃,按照采購計劃中的招標計劃將招標公告、投標單位信息、評標結果予以體現,招標文件、中標單位投標文件能夠查詢。

4、合同簽訂與支付管理

根據合同制定與執行情況,一方面實現合同單位、合同金額、合同變更、合同付款等關鍵信息的記錄,一方面實現項目資金計劃對合同簽訂、合同執行的控制,并能多層次進行合同管理,按不同需求生成合同報表,供不同管理者隨時了解合同基本信息,通過生成的合同臺帳、分類匯總表、合同款統計分析、合同變更統計等從多個角度全面掌握合同執行狀況。

5、材料與設備管理

針對各類供貨進行管理,建立材料設備信息庫、供應商信息庫,進行供應商材料設備比價。通過掌握的大量供應商的材料設備信息,了解企業供貨能力、價格水平;通過多層次認價管理,按不同需求匯總顯示,實現不同角度對項目材料設備使用、認價統計分析。

6、項目進度管理

對項目主要進展結果進行管理(前期、施工、驗收),通過甘特圖、網絡圖、工作日歷、邏輯圖等圖形工具從不同側面展現項目計劃與實際進度,及時反映項目進展情況,與計劃進行對比發現偏差,為項目跟蹤、評估、付款、決策提供基礎。

 

四、 軟件應用規劃

 

根據清華大學基建規劃處的業務的需求,合同規定購買的PM2模塊包括:協同辦公(OA)、項目進度管理、物資采購管理、項目合同管理、成本投資管理、資金管理、招標管理、檔案資料管理。此次實施采取的是:整體規劃、分步實施模式。

 

 

所有的用戶都在同一系統平臺上進行操作,實現信息共享,互相配合。各個單位在本單位完成自己的日常業務,所有數據保存到網絡信息中心。既保持了原有處理日常業務模式,又滿足數據集中、信息共享的要求。能方便、輕松地實現報表的查詢、打印、分析、匯總,為管理者的決策提供有效的依據。

清華大學基建規劃處網絡拓撲圖:

 

 

五、 整體解決方案

 

整個系統涵蓋項目管理全過程;從業務流程分析,實現業務全過程管理,有效防止業務漏洞,執行過程中對各項業務預警;最終為領導提供全方位的領導監控平臺,便于領導統攬全局。

 

 

六、 客戶應用價值分析

 

1、項目前期報批管理

為了使校園基本建設的前期工作具有合法性和合規性,在報建過程中,會有很多重要的上報文、批復文件和證書。

將與前期報批有關的程序、計劃時間及結果、必要的附件資料及報批結果錄入系統,可以按條件生成甘特圖,或時間進度一覽表。

不僅可以有利于宏觀掌握項目報批的進展階段,而且達到可以隨時查詢到任何和前期報批有關的過程和結果,利于后續環節利用前期有關報批結果數據。此外,也便于各科室綜合掌握信息,前后聯系,相互提醒。

具體設置框架為:

 

 

2、項目招標管理

基建項目的招標工作包括招標代理的產生、招標文件的編制、招標信息的發布、開標會議的召開、中標單位的確定等。

將項目部按項目計劃書錄入的采購計劃中的招標部分相關聯,一方面掌握招標計劃執行情況,一方面達到提醒、配合作用;將招標申請、招標文件范本上傳到系統中,簡化勞動,規范成果,提高效率;

將公告、招標文件、中標單位投標文件、答疑文件、合同文本放入系統,節約紙張復印,方便不同管理人員隨時查詢及對比分析;

通過填列招標有關信息,便于隨時掌握進度及綜合查詢,通過企業信息錄入,便于宏觀掌握各企業情況,為后續資格預審及評價企業情況提供方便。

3、合同簽訂及履約管理

高校基建項目中,與各級有關單位簽訂的基本建設合同主要涉及征地、綠化、工程勘察、設計、工程施工、工程委托監理以及工程項目設備和物資購銷等方面,合同是工程管理和款項支付的重要依據。

將合同文本嵌入系統,節約紙張復印,方便不同管理人員隨時查詢及對比分析;通過合同信息錄入,能按各種需求分類管理和統計分析,隨時控制合同簽訂金額,保證合同簽訂控制在項目執行計劃范圍內;

通過付款情況錄入及財務復核,能隨時掌握付款進度及資金需求,為關鍵環節控制、避免漏洞及控制造價提供便利條件;

4、工程施工及驗收管理

在高校基建的日常施工管理過程中,及時跟進工程進度,有利于工程管理人員和領導及時做好工程質量、成本、安全等工作內容的監控和管理。

將施工計劃、主要節點執行狀況及驗收結果信息放入系統,一方面加強工作的計劃性,另一方面實現方便各方面掌握工程進展情況,突出控制點,加強信息溝通,減少遺漏事項;

此外,能進行實際與計劃的對比,發現管理上的薄弱環節,能讓更多的科室綜合考慮問題。

5、工程竣工結算管理

高校基建項目的竣工財務決算是正確核定新增固定資產價值,反映竣工項目建設成果的文件,是辦理固定資產交付使用手續的依據。

將結算結果及分類放入系統,一方面提高信息傳遞,能將洽商作為合同的補充,方便不同科室管理人員隨時查詢對比分析,在合同執行過程中付款自動匯總數據,及時提供付款決策支撐依據;

另一方面能讓系統自動分類計算造價結果,簡化勞動過程,規范成果,提高效率;還能將審計結果作為控制付款的最終依據。此外,將洽商文本放入系統,便于對洽商順序編號的監督管理。

 

了解詳細應用情況及索取行業解決方案:

中國地質大學基建信息化之路

 

中國地質大學是教育部直屬的全國重點大學,是國家“211工程”、“985優勢學科創新平臺”建設項目的大學;是國家批準設立研究生院的大學;是以地球科學為主要特色,擁有地質學、地質資源與地質工程兩個國家一級重點學科,理、工、文、管、經、法、教、哲、農、藝協調發展的多科性大學。是我國地球科學和資源環境領域重要的科研中心之一,為促進地球科學的發展和滿足國民經濟建設對資源環境的需求做出了重要貢獻,并在國際地質學界日益發揮著積極的影響。

中國地質大學(武漢)基建處(下稱基建處),是承擔學校基本建設任務的職能部門,在服務學校基礎建設發展上,擔當著重要角色。

一、各科室協作辦公

中國地質大學(武漢)基建投資每年都達數千萬元人民幣之巨,基建處對項目的信息化管理訴求與日俱增。雖然組織結構不是很復雜,但是基建項目管理的數據量非常大,紙質文件的來往壓力不小。

上線PM2后實現了文件傳送和監控作用,除領導審簽和報備文檔的一份原件為紙質資料外,其他全面了實現無紙化信息傳送,各類文件和審批意見以文檔和圖片格式在該系統內傳輸,并以系統記錄的傳輸信息代替現行的簽收手續,并以此信息作為執行依據。這樣可以減少流程、提高效率、節約環保。

邦永公司PM2項目管理系統中的協同辦公系統,為各科室項目溝通和日程辦公溝通帶來了便利。工程合同評審,采購合同評審,紅頭文件流轉,辦文收發,費用報銷流程,材料詢價信息上網,招標資料、工程資料流轉,歸檔,模糊查詢等這些原本線下運動的業務流程,全部搬到線上,統一了辦文模板,方便發起人填寫申請,審批人快速審批,后來的快速查詢,基建處溝通高效,透明。而且近期公司推出了辦公移動應用系統,支持安卓和蘋果移動設備。從此以后,信息化辦公不局限于守著電腦,隨時誰地通過移動設備登入系統,處理相關事項。

二、項目工期管理

基建處項目主要包括教學樓,科研樓,學生宿舍,運動場等,由于項目的特殊性,對項目的交付時間都卡的比較死。為了能按期交付項目,借力先進的項目工期管理系統,無疑是上上策。

通過PM2系統學校基建的日常施工管理過程中,能夠跟進工程進度,包括可以查詢新建項目主要進度節點,通過網絡圖、工作日歷、邏輯圖等圖形工具從不同側面展現項目計劃與實際進度,及時反映進展情況。

對于基建項目進度信息如:項目名稱、合同名稱、工程進度報量日期、本次完成工程量、累計完成工程量、累計完成百分比(按投資構成:征地拆遷、勘察設計、水電增容、市政配套、建安工程、設備購置、其他費用、材料采購)、工程形象進度描述、工程形象進度電子掃描件、收貨單掃描件、四方竣工驗收單掃描件及其他階段性重要成果掃描件等工作進行了實時的管理。

三、項目資金(成本)管理

基建處接收的很多資金都是專款專用,并且有比較嚴格的撥付計劃。PM2項目管理系統,運用合約規劃和項目費用分攤機制,很好的解決的了項目資金流向計劃,實際流向,和差異分析的問題,做到了實時查看資金走量,走向,改變了傳統的事后核算,實現了事中控制。

四、資料管理

因為資料多,繁,雜,基建處設立了獨立的資料管理室,主要負責資料的分類,歸檔,查詢。沒有資料數據庫的時候,靠手工調閱這些紙質版的資料,耗時耗力。現在依靠PM2項目系統建立了基建處的資料數據庫,而且這個資料數據庫的邏輯關系是多維的,不是簡單的存放在系統磁盤上。比如一份合同電子檔資料,如果是僅僅存放在電腦磁盤,則他的檢索條件只有檔案名稱,顯然這遠遠不能滿足要求。但是在PM2資料數據庫,我們則可以通過資料分類、合同隸屬項目、資料等級,資料權限等條件模糊檢索,能瞬間從數以萬分的資料庫中找到自己想要的資料,而且用不丟失。

通過完善的資料庫,建立了詳細的基建檔案:包括已建工程、新建工程、維修改建工程的電子檔案。

以棟為單位,建立了建筑電子檔案,包括工程資料,維修資料等。在檔案中反映每一項維修項目的地點、時間、維修內容、施工方案、負責人員,從宏觀上統計每棟樓的維修成本,從微觀上分析施工方案、施工質量的優劣,利于編制類似項目的最優施工方案,且有利于新同事盡快上手。

以項目為單位,全面記錄項目全過程的相關信息:把工程的各項文件和學校領導的批復的文件及時上傳到系統平臺上。反映了項目申報、審批、變更等決定記錄。

五、使用感受

以前開會的時候,施工單位報告工期進展,每人發一大本資料。現在開會,只需打開邦永系統就可以了。

--- 基建處張處長

 

了解詳細應用情況及索取行業解決方案:

北京工業大學案例分析

 

一、系統建設目標

通過基建項目管理信息系統平臺,將主校區和各分校區的二級申報機構、基建修繕處納入到統一的共享平臺中。通過這個平臺實現基礎設施改造項目的網上申報、會簽、批復、通知等功能。解決歷史未批復改造項目轉次年改造項與新增次年改造項目無法區分問題、相同改造項目反復申報無法辨別等問題。

實現校園電子地圖建設。園區建筑物電子地圖標注、道路標注、管線標注、建筑物改造項目總覽、道路改造項目總覽、管線改造項目總覽為校領導提供一個簡單、清晰、易懂,明確的圖形分析平臺。省去校領導計算機安裝相關工具軟件(如:CAD軟件)的維護工作,避免相關校領導由于不懂工具軟件使用而帶來的種種問題。

二、系統功能展示

1.  次年項目申報

二級機構相關負責人申報次年改造項目信息。

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打印次年項目申報單簽字確認及備案。

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2.  三年計劃申報

二級機構相關負責人申報三年計劃改造項目信息。

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打印三年計劃申報單簽字確認及備案。

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3.  校園總覽

1) 建筑總覽

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根據改造內容查詢改造項目

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根據改造項目查詢改造內容

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2) 道路總覽

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3) 管線總覽

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三、系統應用成果

基建項目管理信息系統平臺,系統的搭建了網上申報系統、校園總覽系統、協同辦公系統、項目進度管理系統、項目合同管理系統、投資管理系統、文檔管理系統。一期已推廣使用網上申報系統、校園總覽系統、協同辦公系統。對使用過程中發現的問題進行了反饋,并及時進行了修正。

網上申報系統的正式運行,提高了基建修繕處及相關二級機構的工作效率,避免單據在各部門跑來跑去,等候審批、簽字、蓋章大大提高了審批時間。通過嚴謹的條件控制使申報項目時更加便利,避免重復項目的申報,歷史未批復項目自動生成次年項目的轉換問題。目前北京工業大學2018年改造項目申報工作及三年改造項目計劃工作通過基建項目管理信息系統順利完成。

校園總覽系統的建設完成,使院校領導更加直觀的體驗基建修繕處的工作內容。無需安裝任何專業工具,通過瀏覽器就可以查看各院校的建筑物建、道路、管線等建造修繕詳細信息。

通過網上申報系統、校園總覽系統、協同辦公系統的正式運行,實現了基建項目管理信息系統的建設目標。

四、系統安全認證

信息化建設管理中心采用第三方公司“盛邦安全公司”的態勢感知預警平臺對基建項目管理信息系統進行漏洞掃描,共檢測出WEB漏洞3個。其中高風險:0個,中風險:2個,低風險:1個,信息:0個。

通過對上述漏洞分析并解決此漏洞后進行自評估,總的來看,對目前常見的:WEBSHELL、弱口令、SQL注入、URL信息注入漏洞都不存在基建項目管理信息系統中,并且基建項目管理信息系統也不存在網站木馬、釣魚病毒。

五、系統驗收過程

1.  驗收資料

16內涵發展定額-基建項目管理信息系統-需求分析報告

16內涵發展定額-基建項目管理信息系統-設計報告

16內涵發展定額-基建項目管理信息系統-配置手冊

16內涵發展定額-基建項目管理信息系統-操作手冊

16內涵發展定額-基建項目管理信息系統-培訓表

16內涵發展定額-基建項目管理信息系統-使用意見

16內涵發展定額-基建項目管理信息系統-運維方案

16內涵發展定額-基建項目管理信息系統-保修方案

16內涵發展定額-基建項目管理信息系統-測試報告

16內涵發展定額-基建項目管理信息系統-正式運行確認單

16內涵發展定額-基建項目管理信息系統-總結報告

16內涵發展定額-基建項目管理信息系統-建設總結報告

16內涵發展定額-基建項目管理信息系統-信息安全評估報告

16內涵發展定額-基建項目管理信息系統-試運行概述

16內涵發展定額-基建項目管理信息系統-應急預案

16內涵發展定額-基建項目管理信息系統-性能測試報告

16內涵發展定額-基建項目管理信息系統-初驗報告

16內涵發展定額-基建項目管理信息系統-初步驗收會會議紀要

16內涵發展定額-基建項目管理信息系統-終驗報告

2.  驗收過程

1)  召開初步驗收會。匯報基建項目管理信息系統建設過程,接受信息化建設管理中專家老師質詢。

2)   根據初驗會決議對存在的問題進行整改,并提交滿足驗收要求的電子版驗收資料到信息化建設管理中。

3)   打印所有驗收資料一式兩份并簽章,提交信息化建設管理中。

4)   所有簽章的驗收資料轉PDF格式文件提交信息化建設管理中。

 

廣東工業大學基建信息化紀實管理

 

一、廣東工業大學簡介

廣東工業大學由原廣東工學院、廣東機械學院和華南建設學院(東院)于1995年6月合并組建而成,學校已有近60年的辦學歷史,是一所以工為主、工理經管文法藝結合的、多科性協調發展的省屬重點大學。是廣東省高水平大學重點建設高校。

學校坐落在中國南方名城廣州,地理位置優越,校園占地總面積3348畝,擁有東風路、大學城、番禺、龍洞、沙河等多個校區。大學城校園突出工科特色,多個學科相互促進協調發展,創設多個協同創新科研平臺。東風路校區突出藝術創意和社工服務氛圍的營造,建設設計創意園和成果展示館。龍洞校區突出管理學與理學氛圍的營造,打造環境優美、恬靜怡人的花園式校園。

目前,學校共設有19個學院,4個公共課教學部(中心),5個博士后科研流動站,5個一級學科博士學位授權點,27個二級學科博士學位授權點,20個一級學科碩士學位授權點,88個二級學科碩士學位授權點(含MBA),11個學科教授評審權,3個省攀峰重點學科一級學科,7個省優勢重點學科一級學科,5個省特色重點學科二級學科,有工程碩士(17個領域)、工商管理碩士、工程管理碩士、會計碩士、翻譯碩士5種碩士專業學位授予權,同時具有同等學力人員申請碩士學位授予權。學校現有83個本科專業,自2014年起,所有本科專業均在廣東省普通高等學校第一批本科錄取批次招生。機械、信息、材料、化工四個學科為廣東省“211工程”三期重點建設學科。2012年以來,工程學科位居ESI世界排名前1%行列。

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二、基建紀實管理規劃

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三、基建信息化的成果

1、項目立項

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2、項目資金

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3、項目合同情況

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4、項目工作紀實

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5、工作紀實登記

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6、項目紀實報表

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7、項目文檔歸檔

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四、基建信息化的總結 

一個實用、信息共享的項目管理信息系統對提高基建工作效率和管理水平、提高項目管理過程的可控性,具有重大的意義。

解決一個跨區域項目管理、跨部門的聯合協作和審批、全電子化工作的高效率環境,充分的解放人力,讓有限的人力發揮最大的工作效率。

嚴謹的項目投資控制管理對學校從基建廉政風險防范工作管理要求出發,建立規范、透明的基建工程信息化管理系統同時達到良好的社會效益。

1、顯性效益

★ 提供多層次、多角度的信息,既有主管領導所關心的宏觀總體分析,也有基建處、發展規劃處、財務處、國有資產管理處等需要的詳細情況;

★ 對投資,進度等關鍵業務從計劃、實際角度進行全方位、放大鏡穿透式關聯查詢,全面掌握其計劃與實際情況;

★ 數據更加直觀化;提高資源的有效利用率;項目會議明顯減少;

★ 防止變更黑洞、項目成本可降低1~3%;保障項目工期和質量。

2、隱性效益

★ 為各層次的管理者提供了一種“標準的溝通語言”;

★ 真正使復雜多變的項目投資過程變為可控制的過程;

★ 真正實現動態控制,對工期/投資進行動態預測和快速調整;

★ 項目跟蹤與控制能力因信息水平的改善而提高;

★ 從宏觀的角度實現多項目管理,實現對多項項目投資、進度、質量的關鍵把控,滿足高層領導對基建處所有項目的宏觀整體分析管控;

★ 對項目狀態的掌握更加及時準確;

★ 為項目決策人隨時提供多方面、科學的項目評估和風險分析的數據支撐。

3、審計效益

★ 全方位的應付學校、財政、政府審計工作;

★ 全過程的應付學校、財政、政府審計工作;

★ 節省大量審計過程中的人力和時間成本。

 


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